Das Bundesministerium der Finanzen hat eine Übersicht für die Anwendung des Datenzugriffsrechts der Finanzverwaltung aktualisiert. Zwar handelt es sich dabei lediglich um eine Orientierungshilfe für die Finanzverwaltung, sodass im Einzelfall die Entscheidung dem zuständigen Finanzamt vorbehalten bleibt. Dennoch sollte man die wichtigen Neuerungen kennen, die nachfolgend kurz dargestellt werden:
- Zu den mit Hilfe eines EDV-Systems erstellten Unterlagen gehören auch die durch manuelle Eingaben erfassten Daten sowie eingescannte Unterlagen. Sofern das Unternehmen aufbewahrungspflichtige Unterlagen von der Papierform in eine elektronische Ausgabeform überführt, treten die digitalisierten Daten damit an die Stelle der Originale.
- Es werden keine Reports oder Druckdateien akzeptiert, die vom Unternehmen „vorgefilterte” Datenfelder und -sätze aufführen, jedoch nicht mehr alle steuerlich relevanten Daten enthalten. Gleiches gilt für archivierte Daten, bei denen z.B. während des Archivierungsvorgangs eine „Verdichtung” unter Verlust steuerlich nicht relevanter, originär aber vorhanden gewesener Daten stattgefunden hat.
- Aufgrund der Vielzahl marktgängiger Buchhaltungs- und Archivierungssysteme macht die Verwaltung keine allgemein gültigen Aussagen zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software. Zertifikate Dritter entfalten gegenüber der Finanzverwaltung keine Bindungswirkung.
- Digitalisiert ein Unternehmen originär in Papierform vorhandene Unterlagen, sind diese in der digitalisierten Form vorzuhalten (z.B. in Bildformaten wie pdf oder tiff). Soweit keine Rechtsvorschriften die Aufbewahrung im Original vorsehen, ist die anschließende Vernichtung der Originaldokumente zulässig. Dabei sind die Regelungen zur ordnungsgemäßen Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente und auch zur Aufbewahrung weiterhin erforderlicher Originaldokumente in der Verfahrensdokumentation aufzuführen.
Hinweis: Der Betriebsprüfung auf EDV-Basis unterliegen allerdings nicht primär betriebsinterne Informationen, sondern lediglich die zuvor in Papierform vorhandenen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Beim Bundesfinanzhof ist eine Revision zu der Frage anhängig, ob das Finanzamt Datenträger mit auswertbaren Informationen auch über das hinaus verlangen darf, was die Aufzeichnungspflicht umfasst, wie z.B. betriebswirtschaftliche Auswertungen (BMF, Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung vom 23.1.2008).