Aufbewahrungspflichten: Das kann 2010 vernichtet werden

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Nach Handels- und Steuerrecht müssen Kaufleute bzw. Unternehmer Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang geordnet aufbewahren. Der Fristlauf beginnt jeweils mit dem Schluss des Jahres, in dem beispielsweise die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, der Abschluss festgestellt, das Inventar aufgestellt oder Handels- und Geschäftsbriefe empfangen bzw. abgesandt worden sind. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten für Kaufleute und alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Folgende Aspekte sind zu beachten:

  • 2010 können Geschäftsunterlagen vernichtet werden, die 1999 oder früher erstellt wurden. Das gilt etwa für Anlagevermögenskarteien, Kassenberichte, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Inventare, Buchungsbelege sowie Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung.
  • 2003 oder früher erstellte Lohnkonten, Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige für die Besteuerung bedeutsamen Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel, Preisauszeichnungen, Mahnvorgänge sowie Grund- und Handelsregisterauszüge können ebenfalls nach dem Jahreswechsel vernichtet werden. Betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Fahrberichte sind nicht aufbewahrungspflichtig, Lohnunterlagen für die Sozialversicherung hingegen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres.
  • Über das Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz gibt es zwar neue Nachweispflichten zu Geschäftsbeziehungen mit Ländern, die keine steuerlichen Auskünfte nach OECD-Standard erteilen. Derzeit steht aber kein Staat auf der schwarzen Liste der Steueroasen, sodass die Neuregelung erst einmal nicht zur Anwendung kommt.
  • Empfänger von Bau- und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück sind verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege, Bauverträge oder Abnahmeprotokolle zwei Jahre lang in lesbarer Form aufzubewahren. Der Zeitraum beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und nicht bereits mit Erbringung der Leistung.
  • Die neue Aufbewahrungspflicht bei den privaten Überschusseinkünften (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, Einkünfte aus Kapitalvermögen, Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) muss noch nicht beachtet werden. Zwar ist für die Summe der positiven Einkünfte von 500.000 EUR die Veranlagung 2009 maßgebend, die Pflicht zur Aufbewahrung besteht jedoch erstmals ab 2010.

Hinweis: Vor der Entsorgung ist jedoch in jedem Fall zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das gilt etwa dann, wenn die Unterlagen noch benötigt werden könnten für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfverfahren oder zur Begründung von Anträgen, die an das Finanzamt gerichtet sind.