Damit Benzingutscheine für den Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei bleiben, dürfen sie zunächst aktuell den Wert von 44 EUR pro Monat nicht übersteigen. Zusätzlich müssen aber noch weitere Vorgaben der Finanzverwaltung eingehalten werden. So stellt ein Benzingutschein dann eine steuer- und beitragsfreie Sachzuwendung dar, wenn der Arbeitgeber auf eigenem Briefpapier Gutscheine erstellt, die er an die Arbeitnehmer ausgibt. Den Gutscheinen muss man die zu tankende Menge und die Treibstoffart genau entnehmen können. Der Arbeitnehmer kann den Gutschein bei der darauf bezeichneten Tankstelle einlösen, mit der der Arbeitgeber zuvor eine Rahmenvereinbarung getroffen hat. Gemäß dieser Vereinbarung erfolgt die Abrechnung dann mittels einer in der Tankstelle verbleibenden Kundenkarte des Arbeitgebers.
Eine lohnsteuer- und sozialversicherungsschädliche Sachzuwendung liegt hingegen in folgenden Fällen vor:
- Der Arbeitnehmer erhält neben einem korrekt ausgestellten Gutschein auch eine Tankkarte. Denn diese Zuwendung hat Bargeldcharakter.
- Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber einen von der Tankstelle erstellten Blanko-Benzingutschein ohne Bezeichnung der Art und Menge des Treibstoffs und die Tankstelle rechnet mit dem Arbeitgeber ab. Hier hat der Gutschein die Funktion eines Zahlungsmittels. Das hat zur Folge, dass der Arbeitgeber Barlohn zuwendet.
- Die Arbeitnehmer dürfen die Gutscheine bei einer Tankstelle ihrer Wahl einlösen und der ausgelegte Rechnungsbetrag wird ihnen später vom Arbeitgeber erstattet. Damit wird der Arbeitgeber nicht Vertragspartner der Tankstelle.
Hinweis: Diese Grundsätze sind in allen noch offenen Fällen anzuwenden (OFD Hannover vom 24.4.2008, Az. S 2334 – 281 – StO 212).