Für private Unterlagen, die den Überschusseinkunftsarten wie den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung oder den Einkünften aus Kapitalvermögen, oder die den Sonderausgaben zugeordnet werden können, besteht keine Aufbewahrungspflicht. Diese Unterlagen werden lediglich für die entsprechende Steuererklärung im Rahmen der Mitwirkungspflicht benötigt.
Nach Rückgabe der Unterlagen durch das Finanzamt müssen diese aufgrund der erfüllten Beweislast regelmäßig nicht mehr gesondert bereit gehalten werden. Dies gilt auch, wenn der entsprechende Steuerbescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangen ist. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz besteht nur, wenn der Steuerpflichtige ausdrücklich darauf hingewiesen wird, dass es im Hinblick auf eine auch zukünftig bestehende Mitwirkungspflicht und Beweislast für ein späteres Verfahren in seinem Interesse ist, die Belege aufzubewahren. Dies gilt ebenso, wenn der Steuerpflichtige selbst plant, gegen den Steuerbescheid vorzugehen.
Bei der Abgabe der Steuererklärung auf dem elektronischen Weg mittels „ELSTER” sind allerdings Besonderheiten zu beachten. Übermittelt man auf diesem Weg die Steuererklärung an das Finanzamt, sind die Belege immer bis zum Eintritt der Bestandskraft des entsprechenden Steuerbescheids bzw. bis zur Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung aufzubewahren.
Hinweis: Daneben besteht für Privatpersonen immer dann eine Belegaufbewahrungspflicht von zwei Jahren, wenn eine steuerpflichtige, im Zusammenhang mit einem Grundstück stehende Werklieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wurde. Diese Aufbewahrungspflicht trifft vor allem Eigenheimbesitzer. Unter Werklieferungen oder sonstige Leistungen an einem Grundstück fallen Bauleistungen, planerische Leistungen, Instandhaltungs-, Reparatur-, Wartungs- und Reinigungsleistungen, Beurkundungen der Notare und Vermittlungsleistungen durch Makler sowie Leistungen im gärtnerischen Bereich. In lesbarer Form aufzubewahren sind die Rechnungsbelege, Zahlungsbelege (Kontoauszug, Quittung) oder andere beweiskräftige Unterlagen (Bauverträge, Abnahmeprotokolle). Ausgenommen von dieser Aufbewahrungspflicht sind z.B. Belege über den Kauf im Baumarkt oder Belege über Rechts- und Steuerberatungsleistungen in Grundstückssachen.